会计错误是会计分录中非故意的错误。一旦发现错误或失误,通常会立即得到纠正。如果没有立即解决方案,则对错误进行调查。会计错误不应与欺诈舞弊相混淆,舞弊是为了公司的利益而故意隐藏或更改条目的故意行为。虽然错误的类型很多,但最常见的会计错误要么是文书错误,要么是会计原则错误。
会计错误是无意的记账错误,有时很容易识别和修复。例如,如果试算平衡表中的借方和贷方加起来不相同,会计师可以很容易地看出哪个账户不准确。试算平衡表是会计师用来记录借方和贷方条目的一种工作表。试算平衡表的合计随后结转至报告期末的财务报表。但是,有些情况下,会计错误存在,但试算表并未失衡,这可能更难识别和修复差错。
会计错误有多种类型,下面列出了一些最常见的错误。
原始条目错误是指将错误的金额过帐到帐户。错误金额的错误也会反映在与交易相关的任何其他账户中。换句话说,除了错误的金额外,所有涉及的账户都是平衡的。
重复错误是指会计分录重复,这意味着同一分录被借记或贷记两次。例如,一项费用被借记两次,数额相同,这就是重复错误。
遗漏错误是指即使在该期间发生了交易,但仍未入账。例如,应付账款,即公司欠供应商和采购商的短期债务,在赊购商品时是不计入贷方的。当有许多来自供应商的发票需要记录,而发票丢失或没有正确记录时,这很常见。
遗漏错误还可能包括忘记记录向客户销售的产品或从应收账款中收到的收入。应收账款反映了客户因销售产品而欠公司的款项。
分录冲销错误是指会计分录以错误的方向过账,这意味着借方被记录为贷方,反之亦然。例如,包含原材料和存货的销售成本记为贷方而不是借方,成品存货记为借方而不是贷方。
当会计准则应用错误时,就会发生会计准则错误。例如,一项设备采购作为运营费用入账。运营费用是日常费用,不包括固定资产采购。此外,资产购买应记录在资产负债表中,而营业费用应记录在损益表中。
记账错误是指当簿记员或会计师将借方或贷方计入正确的账户,但计入错误的明细账户或分类账。例如,从客户那里收到的钱被正确记入应收账款账户,但却贷记到了错误的客户。该错误将显示在应收账款明细分类账上,其中包含所有客户的发票和交易。
支付给供应商的款项记录为应付账款,但支付给错误的发票或供应商也是记账错误。该错误将显示为在应付账款明细分类账上过帐到错误的供应商。
补偿误差是指一个错误被一个同样存在错误的抵消项所补偿。例如,在存货中记录的错误金额与在应付账款中记录的为该存货支付的相同错误金额相平衡。
如果记账员不小心或会计软件过时,无意的会计错误很常见。1 此类错误通常是在公司进行月末账簿结算时发现的。一些公司可能会在每周结束时执行此任务。大多数错误(如果不是全部的话)都可以很容易地纠正。
如果无法迅速解决的重大差异,则可能需要进行审计跟踪。处理非重大差异的正常方法是在资产负债表上设立一个暂记账户,或将损益表上的次要金额作为“其他”。
跟踪给客户和供应商的发票,确保它们立即正确地输入到会计软件中,可以帮助减少文书错误。每月的银行对账有助于在季度末或财政年度末的报告期之前发现错误。银行对账是将公司的内部财务记录和交易与银行的公司对账单记录进行比较。
当然,没有一家公司能够避免所有的错误,但通过适当的内部控制,可以相对快速地识别和纠正错误。